会计凭证装订方法和具体步骤

会计凭证的装订是每个财务人员必备的一项技能，确保会计凭证的整齐、美观和安全存档。以下是会计凭证装订的详细方法和具体步骤。

一、装订前的准备工作

在进行会计凭证装订之前，需要做好充分的准备工作，以确保装订过程顺利进行。

1、分类整理：

首先，将所有会计凭证按类别进行分类，如原始凭证、记账凭证等，并按顺序排列。检查每份凭证的日期和编号是否齐全，确认没有缺页或漏编现象。

2、汇总归集：

根据凭证的汇总日期（如上、中、下旬）确定需要装订成册的本数。这一步骤有助于合理安排装订工作量。

3、摘除金属物：

在整理过程中，需将所有凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针等）摘除，以免影响后续的装订操作。

4、折叠大张凭证：

对于面积较大的原始凭证，应折叠成与记账凭证相同大小，以便于翻阅并保持数字完整。

5、检查顺序号：

仔细检查每份凭证的顺序号，如发现颠倒需重新排列，并查明缺号原因。同时，检查附件是否齐全，例如领料单、入库单、工资单等是否随附。

6、印章检查：

最后，确认记账凭证上有关人员（如制单人、审核人、记账人等）的印章是否齐全，以确保其合法性和有效性。

二、会计凭证装订的方法

1、会计凭证的装订主要有两种形式：

包角式装订和侧装订。在日常工作中，包角式装订更为常见。以下是包角式装订的具体步骤：

2、裁剪封面和封底：

将会计凭证的封面和封底裁开，分别附在会计凭证的前面和后面，以保护内部内容不受损坏。

3、放置护角纸：

将事先裁剪好的包角纸放在封面的左上角，这样可以增强封面的耐用性。

4、固定位置：

将所有凭证对齐，用两个大夹子固定住，确保在打孔时不会移动。

5、打孔操作：

打开装订机电源，根据需要调节高度。

将调整好的位置依次按“降”、“打孔”按钮，在左上角打两个孔。注意孔的位置要均匀分布，以保证牢固性。

安装铆管：将铆管放入打好的孔内，然后依次按“下”、“压铆”按钮，将铆管固定到凭证上。这一步骤确保了整个册子的稳固性。

6、处理护角纸：

使用胶水均匀涂抹包角纸，然后向左上方折叠。

将包角纸的侧枝和上枝折向背面，并粘贴牢固。这样可以防止边缘磨损，提高耐用性。

填写封面信息：在会计凭证封面上填写单位名称、年度、月份及起止日期、凭证种类及起止号码等信息，以便于日后的查阅与管理。

7、存放到盒内：

最后，将已完成装订的会计凭证放入专用的凭证盒内妥善保管，确保其不受外界环境影响而损坏。

三、注意事项

在进行会计凭证装订时，有一些注意事项需要特别关注：

1、对于数量较多的原始凭证（如工资结算表、领料单等），可以单独进行保管，但应在封面注明原始凭证张数及金额，以及所属记账凭证的日期、编号和种类，以便于追溯与核对。

2、各种重要经济合同、收据及涉外文件等原始凭证应另编目录并单独登记保管，同时在相关记账凭证明细中注明日期与编号，以提高管理效率与准确性。

3、装订后的厚度一般以1.5-2厘米为宜，这样既能保证美观，又能确保牢固。如果厚度过大，则可能导致翻阅不便；如果过小，则可能影响文件安全性。

4、在整个过程中，要保持环境整洁，避免灰尘或其他杂物进入文件中，从而影响文件质量。同时，要定期对已存档案进行清理与更新，以保持档案管理系统高效运作。

通过以上详细步骤，可以有效地完成会计凭证的整理与装订工作，提高财务管理效率，为企业提供良好的财务支持。掌握这些技能，不仅能够提升个人职业素养，也能为企业创造更大的价值。