差旅费报销单怎么填写记账凭证

在企业或机构中，差旅费的报销是常见的财务活动之一。为了确保报销流程的顺利进行，填写记账凭证是一个重要环节。以下是详细的步骤和注意事项。

1、准备工作

在填写差旅费报销单之前，首先需要准备好相关的原始凭证，包括机票、住宿发票、餐饮费用发票等。这些原始凭证是报销的依据，必须真实有效。

2、填写基本信息

在差旅费报销单的左上角填写所在部门名称，右上角填写报销日期（具体到年月日）。接下来，在表格第一排中填入自己的姓名和职位，并在右侧注明出差事由。第二排则需要填写出差的起止日期、总天数以及所附发票的数量。

3、详细记录费用

在主体内容部分，需要详细记录出差期间发生的各项费用，包括交通方式、住宿费用、餐饮费用及其对应日期。在最后一排，可以写下简单的小记，以便于后续查阅。

4、填写记账凭证

根据实际支出情况，填写相应的记账凭证。如果所有差旅费用已经花完，应按以下格式进行记账：

借：管理费用——差旅费

贷：其他应收款

如果有剩余现金，则需要进行如下处理：

借：库存现金

借：管理费用——差旅费

贷：其他应收款

当补款时，应按以下格式进行：

借：管理费用——差旅费

贷：库存现金

贷：其他应收款

5、附加原始凭证

将所有相关的原始凭证按照要求粘贴在报销单后面。一般情况下，小票放在下方，大票放在上方，从右至左呈阶梯状排列。如果票据较多，可以使用多张空白报销单进行粘贴。确保每张票据都清晰可见，以便审核人员检查。

6、审核与签字

完成以上步骤后，需要经过部门负责人或上级主管确认签字，然后提交给财务主管审核。财务主管会对单据和数据进行审核，确保无误后，再由公司总经理或授权人审批。最后，由出纳复核并履行付款。

7、注意事项

在填写过程中，要特别注意以下几点：

确保所有金额大小写一致。

使用蓝色或黑色钢笔书写，不得涂改。

每张报销单最好只填写一种类型的费用，以避免混淆。

报销申请应在费用发生后的五个工作日内提交。

通过以上步骤，可以确保差旅费报销单及其记账凭证正确无误地完成，提高财务处理效率。